Battle of the Office: Email vs. Chat

Posledních 20 a více let byl e-mail pro podniky prostředkem interní komunikace, s několika vážnými uchazeči, kteří jej napadli.

Ale ... nové plemeno komunikačních nástrojů, aplikace pro obchodní chat, ohrožuje dominanci e-mailu.

Bloggové a novináři píšou nekrology pro uvězněný e-mail více než deset let, zdá se však, že zprávy o úmrtí e-mailu byly velmi přehnané. Co tedy z těchto nových soupeřů, jako je Slack a Facebook Workplace, dělá, pokud vůbec něco, vážnou hrozbu pro e-mail?

Končí se e-mail s konečnou platností?

Jediným způsobem, jak to skutečně zjistit, je přirozeně porovnat e-mailové adresy přímo s platformami obchodních chatů. A jaký lepší způsob, jak je porovnat, než nechat je vévodit ve stylu Street Fighter.

Takže bez dalšího povzbuzení - ať bitva začne.

Výběr hráče

Kategorie obchodního chatu je velmi přeplněná, s řadou různých aplikací, které nabízejí rozmanité sady funkcí. Za účelem kompenzace těchto rozdílů bude tato shoda obsahovat e-mail proti chatovým aplikacím jako celé kategorii, nikoli pouze jednomu produktu.

Nejprve projdeme statistiku před zápasem těchto dvou těžkých vah.

E-mail je zjevně silnější z těchto dvou s odhadem 2,7 miliardy uživatelů na celém světě.

Dokonce i pro interní komunikaci je e-mail stále zdaleka nejdůležitějším nástrojem pro podniky. Průzkum ReportLinker zjistil, že polovina amerických pracovníků používá interně e-mail jako primární nástroj. Pouze 8% používalo aplikace podnikového chatu.

Mohlo by to vypadat jako nerovnoměrný zápas, ale chatové aplikace mají na své straně mládí. Největší hráč, Slack, byl uveden na trh v roce 2013, zatímco e-mail je od poloviny 70. let v rozeznatelné podobě.

Co chatovým aplikacím chybí zralost, vyrovnávají se s obratností a využívají moderní technologie. Naproti tomu naposledy došlo ke změně standardu e-mailového protokolu v roce 2012.

1. kolo: Rychlost vs. strategie

Pokud jste někdy hráli Street Fighter, budete vědět, že existují dvě školy hráče. Tam jsou ty, které se zaměřují na stisknutí pravého tlačítka ve správný čas, aby stáhly úžasné komba.

Pak jsou tu ta tlačítka, která rozdrtí tlačítka a doufají, že rychlost jim vyhraje hru.

V některých ohledech je to trochu jako rozdíl mezi chatem a e-mailem.

Chatovací aplikace jsou rychlé a okamžité zasílání zpráv. Očekává se, že na zprávy odpovíte, jakmile je obdržíte. Znamená to, že diskuse probíhají rychleji a rychleji se rozhodujete.

A v dnešním rychle se rozvíjejícím podnikatelském prostředí může být agilnost a rychlost rozhodování rozdílem mezi vítězstvím a prohráváním.

Na druhé straně uživatelé e-mailu mají mnohem odpouštější okno, na které mohou reagovat. Nikdo neočekává, že zůstanete přilepeni ke svým e-mailovým účtům, abyste dostávali e-maily nebo odpovídali na e-maily. Pokud na e-mail odpovíte pozdě, obvykle se předpokládá, že nejste u svého stolu nebo prostě nejste k dispozici.

Může to znamenat, že diskuse budou trvat déle, než se vyřeší, ale dává vám příležitost dokončit úkol před přechodem na novou zprávu. Nyní můžete věnovat svou plnou pozornost nové zprávě a poskytnout promyšlenou odpověď.

Pojďme se podívat na bodovací kartu prvního kola:

Po prvním kole se zdá, že chatovací aplikace mají navrch, ale jejich rušivá povaha znamená, že náskok před e-mailem je velmi tenký. Dále do 2. kola…

2. kolo: Nikdy neztrácejte stopu

Pokud jste někdy použili e-mail pro interní komunikaci, pravděpodobně jste zapomněli alespoň jednou odpovědět kolegovi. Možná jste se za to cítili provinile, ale jsem tu, abych vám řekl, že to není vaše chyba.

Ne! E-mail vašeho kolegy ve skutečnosti nikdy neměl šanci. Během několika okamžiků zasažení vaší e-mailové schránky byla pohřbena prodejními hřišti, požadavky klientů a spamem.

E-mailoví klienti vytvořili složité funkce filtrování, takže pokud máte náhradní pár týdnů, můžete optimalizovat svou doručenou poštu a už nikdy nechat ujít e-mail kolegy. Dokud nebudete muset aktualizovat filtr, to je.

Pokud to nezní zábavně (není to pro mě), možná je pro vás aplikace chat. Protože jej používáte pouze pro interní komunikaci, nemusíte se bát, že bude Angela z účetnictví zaslána do zpravodajů.

Chatovací aplikace však toto kolo ještě nevyhrály. Mají Achillovu patu; mohou způsobit zmatek, protože podporují neformálnější a méně strukturovanou formu komunikace. Skupinové konverzace kombinují všechny diskuse ve skupině do několika vláken. Tato vlákna se pohybují rychle, často přepínají mezi různými konverzacemi.

Sledování toho, co bylo řečeno, je těžká práce!

Spolupráce s vašimi spoluhráči by neměla být výzvou. Neměli byste potřebovat vyvažovat sedm probíhajících rozhovorů, protože se obáváte, že vám chybí.

Jaké je tedy skóre po druhém kole?

Je důležité mít přehled o tom, co bylo řečeno, alespoň v tomto ohledu na to přišel e-mail. Chcete pokračovat v existující diskusi? Stačí kliknout na odpověď. Jinak klikněte na napsat.

Kolo 3: Jednoduché nebo výkonné?

Každá postava na Street Fighter má kompromisy a rozhodování o tom, která postava bude hrát, má důsledky, které mohou ovlivnit to, jak hrajete, a zda vyhrajete.

Myslím, že je čas na další analogii.

E-mail je jako postava Street Fighter s výkonnými kombinovanými tahy, ale pouze v případě, že si pamatujete složitou sekvenci tlačítek. Chatovací aplikace jsou jako postava s jediným kopem: snadno zapamatovatelná, ale ne tak účinná.

Nemusí se zdát jako moc, ale jednoduchá schopnost přidávat nebo odebírat lidi do e-mailového řetězce uprostřed je výjimečně užitečná. Ve většině chatovacích aplikací to také nelze udělat.

Je to funkce, která opravdu odráží, jak spolupracujeme na úkolech, protože lidé jsou v případě potřeby vyzváni k pomoci. Stejně jako u mnoha užitečných funkcí v e-mailu však nejsou ani zdaleka snadno použitelné.

Chatové aplikace tuto složitost zcela odstraní jednoduchým odstraněním této možnosti. Spoléhání se na nekonečné skupinové vlákna znamená, že někomu dáte přístup k celému protokolu zpráv nebo zahájíte novou skupinu právě pro tuto konverzaci.

Jak tedy postupujeme po třetím a posledním kole?

I když e-mail umožňuje složitější nastavení, může být obtížnější jej nastavit a je pravděpodobné, že ho nevyužijete. Chat-apps, i když jednodušší, mohou chybět některé pěkné mít funkčnost k dispozici v e-mailu, ale jsou snadnější použití. V tomto smyslu je to hodně o tom, co tento nástroj potřebujete.

A vítězem je…:

Není vítěz. Je to remíza.

A to neznamená, že se z každého stane vítězem.

Závěrem lze říci, že e-mailové i chatové aplikace mají klady a zápory, ale ani jeden nemůže být korunován ideálním komunikačním nástrojem.

E-mail je možná starý a příliš uvíznutý ve svých cestách, postrádá inovace a aktualizace protokolu.

Chatovací aplikace jsou nové a inovativní, ale stále příliš jednoduché pro složitost vyžadovanou nástroji obchodní komunikace. To je zvláště patrné v nedostatku přehledu ve skupinových vláknech, kdy konverzace mohou uniknout tématu, a může být snadné ztratit přehled o tom, co bylo řečeno.

Současně, i když e-mail umožňuje složitější funkce, je nepravděpodobné, že z něj vytěžíte maximum.

Co to znamená, vrátit se k naší původní otázce: „Je to konec hry pro e-mail?“… Náš závěr zatím není, ale pouze pro nedostatek lepšího uchazeče, takže tato bitva musí pokračovat, protože vítěz musí zůstat vidět.